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Vous souhaitez effectuer le transfert de siège social de votre entreprise, mais vous ne savez comment procéder ? Voici la démarche à suivre !

Quelles sont les formalités juridiques d’un transfert de siège social ?

Pour la création de toute entreprise, une adresse officielle ou siège social est nécessaire, et permet entre autres l’établissement des documents juridiques. Une entreprise peut procéder à un transfert de siège social aussi souvent que le besoin se fait sentir, que ce soit pour des raisons fonctionnelles ou fiscales. Cependant, un tel changement implique des modifications statutaires qu’il faudra effectuer avec soin. Quelle procédure faut-il suivre pour y parvenir ? Voici des éléments de réponse !

1^ère étape : Prendre la décision du changement de siège social

Lorsqu’il devient nécessaire d’effectuer des démarches pour le transfert de siège social d’une société, la décision ne peut être prise par n’importe qui, de façon aléatoire. Les modalités du décret de transfert de siège social varient en fonction du type de société, et tiennent compte de la forme juridique de celle-ci. La décision est le plus souvent prise au cours d’une assemblée générale extraordinaire. Parfois, les textes qui régissent l’entreprise prévoient au préalable les conditions. 

Cette assemblée regroupe tous les actionnaires et associés de la société. Au cours de cette réunion, ces derniers doivent voter l’ordonnance de transfert selon les règles de modifications des statuts applicables. Le débat donnera lieu à un Procès-Verbal d’Assemblée Générale Extraordinaire (PV d’AGE), qui servira dans la suite de la procédure du transfert de siège social.

La nouvelle adresse officielle est impliquée dans la prise de décision dans certains types d’entreprises. C’est le cas par exemple quand il s’agit d’une Société A Responsabilité Limitée (SARL). Il faut préciser que la décision de délocalisation peut être prise uniquement par le promoteur sans qu’il ne convoque une AGE, lorsque le nouveau siège est dans le même département que l’ancien. Il faudra tout de même faire ratifier cette décision plus tard, par les autres associés. 

2^ème étape : les différentes formalités à effectuer

Une fois que les dirigeants ont fait le choix de changer l’adresse officielle avec un procès-verbal dûment établi, il faut à présent rendre public le transfert de siège social de l’entreprise. Dans ce cadre, il est nécessaire de diffuser un communiqué explicite dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) du département concerné.

Si l’entreprise doit changer de département, il faut alors publier deux annonces : une dans le nouveau et l’autre dans l’ancien département. Ces dernières donneront également lieu à une attestation utile dans la suite de la procédure. L’étape suivante consiste à actualiser les statuts de l’entreprise. Vu que ceux-ci mentionnent forcément l’adresse du siège, il est important de faire une mise à jour afin d’insérer les nouvelles coordonnées officielles.

Après cela, il ne reste plus qu’à constituer le dossier de transfert de siège social. Il doit inclure entre autres les statuts mis à jour, le PV d’AGE, les justificatifs du nouveau siège (bail commercial, justificatif de domicile), l’attestation de parution de la ou des annonce(s) légale(s) et un formulaire spécifique à remplir. Le dossier complet doit par la suite être envoyé au greffe du tribunal de commerce alloué au département où se situe le nouveau siège.

Le tribunal aura pour rôle de traiter la demande et de transmettre un nouvel extrait Kbis de l’entreprise (plus d’infos à ce propos sur Gataka). Il est à préciser que le dossier de transfert de siège social s’accompagne d’un chèque de 184,91 euros ou de 251,05 euros, respectivement selon que la société reste dans le même département, ou non.

Quelques astuces pour un transfert de siège social simplifié

Il est beaucoup plus facile d’effectuer ces formalités en ligne, déjà parce que cela permet de gagner du temps, mais aussi parce que cette possibilité évite des frais liés aux déplacements. Comment cela se passe concrètement ? Le remplissage des différentes formalités en ligne implique la création d’un compte sur le site infogreffe.fr et le remplissage du formulaire spécifique directement sur la plateforme.

A cela, il faut ajouter les différents documents justificatifs demandés au format numérique approprié, et payer les frais de transfert de siège social par carte bancaire. Pour gagner encore plus de temps, il est possible de confier le travail à des professionnels du domaine. Ceux-ci, grâce à leur savoir-faire en la matière, pourront très rapidement procéder à toutes les formalités que nécessite le changement d’adresse.

Le recours à des experts limite parallèlement le risque d’erreurs pouvant ralentir le processus, tout en permettant aux associés de vaquer à d’autres occupations. Selon le cas, on peut opter pour une aide ponctuelle (s’agissant par exemple de la validation du dossier de transfert de siège social) ou au contraire pour un accompagnement complet. Bien évidemment, les tarifs ne seront pas les mêmes dans les deux cas de figure, et il faudra en tenir compte pour prendre la décision finale.

Quand il s’agit de procéder à une délocalisation de siège social à l’étranger, les démarches à effectuer ne sont pas les mêmes.